Het nieuwe jaar is net van start en dat betekent niet alleen het afronden van de cijfers van het voorgaande jaar, maar ook het vooruitkijken naar 2023. Veel ondernemers zien hier vaak als een berg tegenop, maar Susanne Blijleven-Bos van Paard & Winst geeft ons een aantal praktische tips die je heel makkelijk zelf kunt oppakken om meer grip te krijgen op je cijfers.
Susanne Blijleven-Bos werkt met haar bedrijf als winstadviseur en boekhouder voor het hippische bedrijf. Hierbij kijkt ze vooral naar de toekomst en hoe ze daar ondernemers naar kan begeleiden om nog winstgevender te worden. En in dit artikel licht ze een tipje van de sluier op over haar tactiek.
- Boekhouding bijhouden
“Het klinkt heel logisch dat je de boekhouding moet bijhouden, maar in de praktijk wordt dit toch vaak vooruitgeschoven. Hierdoor wordt het alleen wel knap lastig om inzicht te hebben in wat je nog moet betalen en van wie je nog geld moet krijgen. Veel hippische ondernemers sturen een Tikkie als factuur en als deze niet wordt betaald en nergens staat geregistreerd kan het gebeuren dat deze post helemaal nooit meer binnenkomt. Dus die boekhouding moet op orde zijn en het liefste via een boekhoudprogramma lopen. Dit zorgt er niet alleen voor dat je direct een overzicht hebt, maar maakt het ook voor je boekhouder een stuk makkelijker. Je hoeft overigens niet per se een boekhouder te hebben als je zelf genoeg tijd hebt om je in de materie te verdiepen, maar wanneer dit niet het geval is dan betaalt een goede boekhouder zich sowieso terug. Wel is het belangrijk om in beide gevallen niet alles achteraf te verwerken. Die oude mappen en schoenendozen werkten prima voor een belastingaangifte, maar niet wanneer je meer grip op je cijfers wilt. Dit is namelijk mosterd na de maaltijd en geeft je geen mogelijkheid om bij te sturen.”
- Weten wat je uitgeeft
Met name wat de abonnementen betreft adviseert Susanne om dit eens op een rijtje te zetten. “Dit zijn terugkomende kosten die je als ondernemer vaak automatisch betaald en dus vergeet. Zet deze allemaal eens op een rijtje en ook om de hoeveel weken of maanden je deze betaalt. Vaak kom je er dan achter dat je niet alles meer gebruikt en het slimmer is om deze abonnementen op te zeggen. Maar ook kan het in sommige gevallen een stuk goedkoper. Door een maandbetaling te veranderen naar een jaarbetaling krijg je vaak korting en het kan soms helpen om te bellen met de mededeling dat je nadenkt over opzeggen. Vooral bij telefoonabonnementen kan dit behoorlijk schelen door ze bewust te maken van de aanbiedingen die er voor nieuwe klanten zijn, waardoor jij vaak ook weer een mooie deal krijgt. En houd de aanbiedingen in de gaten; bijvoorbeeld op Black Friday heb je vaak leuke deals voor minder geld.”
- Omzetplan
Alleen het inzichtelijk maken van de kosten is natuurlijk niet genoeg, dus is het volgens Susanne belangrijk om vooraf te bedenken wat je met je onderneming wilt verdienen. “Dat doe je in de basis door te kijken naar wat je voor salaris aan jezelf wilt uitkeren om je vaste lasten en alle extraatjes te kunnen betalen. Vervolgens ga je na hoeveel je kunt verkopen in de tijd die je hebt. Je kan wel € 10.000, – willen omzetten per maand, maar past dat ook in de tijd die je hebt? En kan je elke maand hetzelfde bedrag verdienen? Als jouw klanten in augustus bijvoorbeeld op vakantie zijn dan kan je al incalculeren dat jouw doel die maand niet gaat lukken. En wanneer je alleen een buitenbak hebt dan weet je dat de wintermaanden moeilijk kunnen zijn, waardoor je iets moet verzinnen om in de zomermaanden extra te verdienen om de wintermaanden door te komen. Maak daarom een plan wat je wanneer in het jaar wilt verkopen. De basis voor dit omzetplan is heel simpel en bestaat uit de volgende drie stappen:
- Wat vraag je?
- Wanneer ga je iets verkopen
- Hoeveel ga je verkopen?
Uiteraard kan je tijd besparen als ondernemer door taken uit te besteden en mensen in te huren, maar hierdoor worden uren die jij als ondernemer misschien niet rekent, nu wel in rekening gebracht. Let er dus goed op of dit je geen geld kost of jij als ondernemer in dit uur een andere activiteit kunt doen die je juist meer oplevert.”
- Maak betalen makkelijker
In de eerste tip haalde Susanne het gemak van een boekhoudprogramma al even aan en het inzicht dat dit geeft in de openstaande posten. “Maar het kan het betalen ook vergemakkelijken voor je klanten. Zo kan je bij een factuur gelijk een Ideal betaallink meesturen waardoor de klant niet alles handmatig hoeft in te vullen en met een druk op de knop kan betalen. De programma’s Snelstart en Moneybird hebben hier hele handige tools voor. Daarnaast kan je ook jouw abonnement eens tegen het licht houden wat gemak betreft. De ouderwetse tienrittenkaarten bijvoorbeeld werken prima als verdienmodel, maar zijn lastig om bij te houden. Een lesabonnement per maand geeft veel minder kans op fouten en discussie en zeker met een automatische incasso kan dat zowel de ondernemer als de klant veel tijd besparen.”
- Werk met verschillende rekeningen
“Veel ondernemers gooien al hun kosten en inkomsten op één hoop en vinden het veel werk om dit onder te verdelen in meerdere rekeningen, maar dit geeft je wel echt veel meer inzicht. De ondernemers die hier al mee werken zijn achteraf blij dat ze de stap hebben gezet. Door verschillende potjes te maken voor bijvoorbeeld je btw, inkomstenbelasting, salaris, vaste kosten en een spaarrekening voor grotere investeringen creëer je een beter beeld van alle kosten en inkomsten. En zorg je er bovendien voor dat je geen extra uitgaven doet die je eigenlijk niet kan betalen. Zeker met grote uitgaven zoals een vrachtwagen weet je dat andere posten niet in gevaar komen als je dit expliciet uit je spaarpot haalt. Vind je het moeilijk om uit te rekenen wat je voor de btw apart moet zetten, dan kan je dit vrij eenvoudig uit je boekhoudprogramma aflezen. Maar als je een rekening hebt bij de KNAB Bank dan kan je ook instellen dat dit automatisch opzij wordt gezet. Gebruik je deze bank niet dan kan je hier ook de app Flow Your Money voor gebruiken. Voor het bepalen van je inkomstenbelasting staat er op mijn website een handige gratis tool om dit mee uit te rekenen.”
- Maak een winstplan
En tot slot de laatste tip: maak een winstplan. Een van de stokpaardjes van Susanne. “Zet één keer per jaar alles onder elkaar wat je verwacht dat er binnen gaat komen qua omzet, wat je kosten zijn, wat je aan belasting moet betalen en ga vervolgens na of je daarvan kan leven. Is dat niet het geval, dan moet je kijken wat je kan doen om dit te sturen. Zijn er kosten die omlaag kunnen of manier om de opbrengsten omhoog te krijgen? Dit is dus je plan om het nieuwe jaar mee in te gaan, maar check wel regelmatig of dit ook klopt met de realiteit en pas het aan en stuur bij. Vind je het moeilijk om hier het juiste format voor te vinden? Dan is mijn boek de Winstplanner wellicht iets voor jou. Dit in te vullen boek helpt je met het formuleren, plannen en behalen van je financiële doelen.”
Foto’s: DAKO Fotografie
