Als ondernemer wilt u uw zaken goed op orde hebben en alles uit uw kostbare tijd en die van uw werknemers halen. Hoe kunt u dit beter doen dan door de werkzaamheden en efficiëntie hiervan eens kritisch tegen het licht te houden? We geven u 7 praktische tips!
1. Communicatie en planning
Communicatie met het personeel of toeleveranciers is iets waar veel tijd in gaat zitten. Hoe makkelijk en tijdbesparend zou het dus zijn om daar een systeem voor op te zetten. Denk aan vaste afspraken met leveranciers en vaste levermomenten. U weet immers heel goed hoeveel stro, hooi en voer u gebruikt en hoe lang het duurt voor u door uw voorraad heen bent. Is dit niet het geval? Dan is dit zeker de moeite waard om uit te zoeken. Vaste afspraken voorkomen bestelstress en leveren daarnaast ook nog eens tijdswinst op.
2. Takenlijst
Ook de communicatie met uw personeel is iets waar veel tijd in gaat zitten als u alle momenten bij elkaar optelt. Omdat niet communiceren al helemaal geen optie is, zit de kracht hem juist in het serieus aanpakken hiervan. Veel ondernemers gebruiken het eerste (onproductieve) kwartiertje van de dag bijvoorbeeld om de taken van de dag door te spreken en te verdelen. Het kan ook extra productief werken om de taken voor vandaag of deze week uit te schrijven op een centraal bord, zodat deze gezien en afgevinkt kunnen worden. Dit is een directe prikkel voor meer motivatie. Dit werkt overigens niet alleen bij het personeel, maar ook voor uzelf. Deel de taken in op volgorde van belang, zodat de belangrijke taken die vandaag niet kunnen blijven liggen als eerste gedaan worden. Kijk daarbij ook naar waar iemand goed in is en wat hij of zij leuk vindt om te doen. Verdeel de taken slim en de efficiëntie zal stijgen.
3. Tijdrovende taken
Ga ook eens na welke taken en handelingen veel tijd kosten en bedenk hoe u dit anders aan kunt pakken. Bij sommige stallen scheelt het bijvoorbeeld echt om vooraf het voer in de voerkamer per paard klaar te zetten. Geef elk paard een emmer met zijn eigen naam erop en doe hier het voer met de supplementen in. Dit scheelt wanneer u in de stalgang bij elke box opnieuw de supplementenemmer erbij moet pakken.
4. Logboek
Om alle belangrijke gegevens en gebeurtenissen van elk paard bij te houden (zoals in een logboek) zou u elk paard een apart tabblad in een map of digitaal bestand kunnen geven. Dit maakt het makkelijker om bepaalde informatie snel naar boven te krijgen wanneer uw dierenarts bijvoorbeeld wil weten of de hoefsmid nog iets aparts heeft gezien.
5. Meldingen
Om vervolgens geen afspraak te vergeten, is uw telefoon of gewoon een grote agenda op kantoor uw grootste vriend. Houd in de agenda bij wanneer er iets wordt geleverd, de merrie nog een keer gescand moet worden, zet hier afspraken voor entingen in en andere belangrijke zaken. U kunt uw telefoon ook op een eerder moment een melding laten sturen als hier nog iets aan voorbereiding aan vooraf moet gaan. Zorg ervoor dat uw afspraken (die u moet maken) meteen noteert en verwerkt in een systeem, zodat het niet wordt vergeten. Een online stalsysteem kan in dit geval echt een uitkomst zijn.
6. Administratie
Een klusje waar veel ondernemers niet om staan te springen, maar die u wel een stuk makkelijker kunt maken is de administratie. Zet in uw boekhoudsysteem al bepaalde standaard diensten klaar, zodat u met een klik op de knop de aantekeningen van de (extra) diensten die u geleverd heeft omzet in een factuur. Een standaard mail bij de factuur en klaar is Kees.
7. Standaard mails
Een standaard mail kunt u trouwens in nog veel meer situaties gebruiken. Denk aan aanvragen voor meer informatie of veelvoorkomende vragen. Probeer de situaties die vaak voorkomen eens op een rijtje te zetten en hier iets voor te maken. Zet bijvoorbeeld alle informatie over manegelessen in een pdf-bestand of maak hier een leuk filmpje van die u bij aanvragen direct kunt versturen zonder dat u weer alle informatie bij elkaar moet typen of zoeken.
Vond u dit artikel interessant? Bekijk dan ook het artikel over enten van paarden en feiten en fabels over gebitsverzorging.
Wilt u tweemaandelijks op de hoogte gehouden worden over alles wat er in de hippische sector speelt? Sluit dan voor maar €39,50 per jaar (6 nummers) een abonnement af op de Hippische Ondernemer.
