In de wereld van de hippische sector zijn crisissituaties vaak onvoorspelbaar. Een uitbraak van een dierziekte, zoals droes, is een nachtmerrie voor iedere hippische ondernemer. Zo’n situatie kan niet alleen ernstige gezondheidsproblemen bij paarden veroorzaken, maar ook leiden tot een schade van vertrouwen bij klanten en eigenaren. De vraag is dus: hoe communiceer je succesvol tijdens een crisis om zowel je paarden als je bedrijfsimago te beschermen?
Wat is crisiscommunicatie?
Crisiscommunicatie is van toepassing wanneer je te maken hebt met een onverwachte situatie die je bedrijf bedreigt. Het doel is om snel, transparant en effectief te communiceren om reputatieschade te voorkomen. Waar gewone communicatie vaak gepland en minder urgent is, vereist crisiscommunicatie onmiddellijke actie. Je moet proactief antwoorden geven voordat vragen rijzen, om zo vertrouwen te behouden en paniek te voorkomen.
Stap 1: Goede voorbereiding is het halve werk
Een goede voorbereiding kan chaos voorkomen. Stel een crisisteam samen met duidelijke rollen, zoals een communicatieverantwoordelijke, een dierenarts en een operationeel manager. Zorg ook voor een communicatieplan met standaardberichten en een stappenplan voor verschillende scenario’s. De FNRS biedt handige hulpmiddelen en communicatiematerialen specifiek voor dierziekten, die je hierbij kunnen ondersteunen.
Stap 2: Interne communicatie
Als je vermoedt dat er een uitbraak van een dierziekte is, moet je snel handelen. Bevestig de uitbraak met een dierenarts en beoordeel de ernst van de situatie. Informeer direct je medewerkers over de situatie, de protocollen en hun rol. Interne communicatie is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er moet gebeuren.
Stap 3: Externe communicatie
Na de interne communicatie is het tijd om eigenaren en klanten te informeren. Verstuur een duidelijke en feitelijke update over de situatie en de maatregelen die je hebt genomen. Gebruik snelle communicatiekanalen zoals e-mail en WhatsApp, en zorg ervoor dat je ook updates plaatst op sociale media en je bedrijfswebsite. Dit helpt geruchten te voorkomen en zorgt ervoor dat de juiste informatie verspreid wordt.
Stap 4: Geef regelmatig updates
Blijf de situatie monitoren en geef regelmatig updates aan alle betrokkenen via WhatsApp, e-mail, social media en je bedrijfswebsite. Wees beschikbaar om vragen te beantwoorden en blijf transparant. Dit helpt om het vertrouwen van het publiek te behouden en paniek te voorkomen.
Stap 5: Nazorg en evaluatie
Wanneer de uitbraak onder controle is, informeer dan alle betrokkenen over de huidige situatie en de verdere stappen. Evalueer de crisis grondig: wat ging goed en wat kan beter? Documenteer deze bevindingen en werk je crisiscommunicatieplan bij op basis van de opgedane ervaringen.
Tips voor effectieve crisiscommunicatie:
- Wees transparant: Open en eerlijke communicatie bouwt vertrouwen op en voorkomt misverstanden.
- Wees consistent: Zorg ervoor dat dezelfde boodschap via alle kanalen wordt verspreid, zodat er geen verwarring ontstaat.
- Maak gebruik van FNRS-middelen: De FNRS biedt uitgebreide tools en materialen die je kunnen helpen bij effectieve crisiscommunicatie.
Door deze stappen en tips te volgen, kan jouw hippische bedrijf niet alleen adequaat reageren op een crisis, maar ook de mogelijke schade beperken en het vertrouwen van klanten en eigenaren behouden. Uiteindelijk gaat het om de lange termijn: een crisis goed managen kan je bedrijf zelfs sterker maken.
Bron: FNRS
