Sinds mei 2018 is de privacywet, de AVG, in werking getreden. De wet houdt in dat alleen gegevens worden opgeslagen die een bedrijf of vereniging daadwerkelijk nodig heeft en dat vastligt welke gegevens worden opgeslagen, hoe deze worden beschermd en wanneer die worden vernietigd.
Jouw klanten willen dat hun persoonsgegevens veilig zijn als ze die aan je toevertrouwen. Ze willen dat je er zorgvuldig mee omgaat en zorgt voor een goede beveiliging. Daarom is het belangrijk dat je regelmatig checkt of jouw organisatie nog steeds up-to-date is als het gaat om de AVG.
Voldoet jouw bedrijf nog steeds aan de eisen die de wet stelt aan het verwerken van persoonsgegevens? Ben je actueel en up-to-date? Sinds de komst van de nieuwe privacyregels, neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), moeten alle organisaties en bedrijven aan de AVG-wet voldoen. Deze Europese wet verwacht van ondernemers en verenigingen dat zij alles omtrent privacy uitzoeken, regelen en op de juiste wijze vastleggen.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens vallen onder 3 categorieën:
- Directe persoonsgegevens gaan direct over iemand, zoals naam, woonadres, geslacht, pasfoto of bankrekeningnummer.
- Indirecte persoonsgegeven kunnen indirect naar iemand leiden, zoals een kentekennummer, IP-adres, of WOZ-waarde.
- Bijzondere persoonsgegevens bestaan uit gevoelige informatie over iemand, zoals godsdienst, ras, politieke voorkeur of gezondheid.
Regelmatig AVG controleren
Ook voor hippische bedrijven is het belangrijk dat die aan de AVG voldoen. Je wilt immers de zaken organisatorisch, bedrijfsmatig en qua welzijn, veiligheid en opleiding goed op orde hebben. Daar hoort ook de bescherming van persoonsgegevens bij, zeker als je een website hebt.
Het is daarom goed om te weten dat voldoen aan de AVG niet een eenmalig project is. Volgens de AVG-wetgeving ben je verplicht vast te leggen hoe je aan de wet voldoet. Je AVG moet actueel zijn en de ontwikkelingen binnen je organisatie die raken aan privacy moeten erin verwerkt zijn. Dat betekent dat je er regelmatig mee bezig moet zijn.
Is een privacyverklaring verplicht?
Volgens de privacywetgeving heeft u een informatieplicht. U moet klanten uitleg geven over uw privacybeleid. Dit kan met een online privacyverklaring of op een andere manier, zolang uw klant de informatie goed kan vinden en begrijpen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de toezichthouder op de privacywet.
Wat moet er in een privacyverklaring staan?
Je moet je privacyverklaring opstellen in duidelijke en begrijpelijke taal. En moet hierin in ieder geval deze informatie zetten:
- Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke. Dit is de organisatie die bepaalt waarom en hoe de persoonsgegevens worden gebruikt, of de vertegenwoordiger daarvan in de EU.
- Welke goede reden (wettelijke grondslag) je hebtom persoonsgegevens te verwerken.
- Wie de persoonsgegevens krijgt.
- Of je de gegevens buiten de EU doorgeeft en zo ja op welke wettelijke grondslag.
- Hoe lang je de gegevens bewaart.
- Wat de rechten zijn van de klant als deze de toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens wil intrekken.
- Waar de klant een klacht kan indienen.
- Of en waarom de klant verplicht is om de persoonsgegevens aan jou te geven en wat er gebeurt als de klant geen toestemming geeft.
- Of je gebruik maakt van geautomatiseerde besluitvorming en hoe je dat doet.
- Of je de gegevens van een andere organisatie heeft gekregen en welke organisatie dit is.
AP controleert privacybeleid
Als je persoonsgegevens verwerkt moet je kunnen aantonen dat je aan de privacywetgeving (AVG) voldoet (verantwoordingsplicht). Je moet kunnen laten zien dat je jouw klanten informeert over wat je met de persoonsgegevens doet. De Autoriteit Persoonsgegevens kan dit controleren.
