De zomer is voor veel hippische bedrijven een drukke én onregelmatige periode. Klanten gaan op vakantie, er zijn wisselingen in het team en tegelijkertijd wil je de kwaliteit op je bedrijf hooghouden. Goede personeelsplanning is dan essentieel — niet alleen om gaten in het rooster te voorkomen, maar ook om rust te bewaren op het bedrijf. Hoe pak je dat slim aan?
Denk vooruit: wat verandert er deze zomer?
Inventariseer tijdig wie er wanneer op vakantie gaat, en maak dit bespreekbaar in het team. Vergeet ook niet je stagiaires of tijdelijke krachten mee te nemen in de planning. Door ruim van tevoren helder te hebben wat de bezetting wordt, kun je beter anticiperen op knelpunten.
Werk je met een klein team, dan loont het om medewerkers zelf mee te laten denken over de puzzel. Transparantie helpt daarbij: een gedeelde kalender waarin vakanties zichtbaar zijn, stimuleert overleg en voorkomt teleurstellingen.
Werk met een zomerrooster
In de zomer verandert de routine op veel paardenbedrijven. Paarden staan langer buiten, het aantal lessen daalt of verschuift naar de koelere uren, klanten zijn soms zelf op vakantie of je hebt juist extra zomeractiviteiten. Dat biedt ruimte om je planning slimmer in te richten:
- Combineer vaste werkzaamheden, zoals voeren en mesten, op rustige dagen of tijden.
- Plan minder lessen of voeg deze samen op standaard rustige momenten.
- Overweeg blokplanning of kortere diensten om personeel efficiënter in te zetten.
- Kijk of onderhoud of administratieve klussen in deze periode kunnen plaatsvinden.
Een flexibel zomerrooster helpt je om met minder mensen toch alle werkzaamheden door te laten lopen — zonder dat de werkdruk te hoog wordt.
Maak duidelijke overdrachtslijsten
Gaat een medewerker met vakantie? Zorg dan voor een goede overdracht. Laat hem of haar vooraf een overdrachtslijst maken met daarin:
- Lopende taken en bijzonderheden
- Belangrijke afspraken of deadlines
- Contactpersonen of leveranciers
- Wachtwoorden, codes of toegang tot systemen (indien nodig)
Gebruik hiervoor bij voorkeur een vast sjabloon, zodat alle lijsten er hetzelfde uitzien en je niets over het hoofd ziet. Dit zorgt voor continuïteit én voorkomt onnodige vragen of fouten.
Zet tijdelijke krachten effectief in
Stagiaires, vakantiekrachten of vrijwilligers kunnen uitkomst bieden tijdens de zomermaanden — maar alleen als je ze goed voorbereidt. Geef ze een heldere taakomschrijving, een aanspreekpunt en duidelijke instructies. Denk ook aan een korte inwerkperiode, zodat ze snel inzetbaar zijn.
Tip: laat tijdelijke krachten meedraaien met ervaren personeel, zodat ze altijd iemand kunnen raadplegen bij twijfel. Een goede teamdynamiek maakt dat iedereen sneller zijn plek vindt én zich verantwoordelijk voelt.
Bereikbaarheid en verantwoordelijkheden
Wie is wanneer aanspreekpunt op het bedrijf? En wie regelt urgente zaken als er iets misgaat? Is er altijd een BHV’er op het bedrijf? Spreek dit vooraf duidelijk af binnen je team. Het is handig om per week een verantwoordelijke aan te wijzen die het overzicht houdt en weet bij wie hij of zij moet zijn als er vragen zijn.
Stel daarnaast één centraal telefoonnummer in voor spoedgevallen en zorg dat deze altijd doorgeschakeld is naar een beschikbaar persoon. Vergeet niet je voicemail, automatische e-mailberichten en social media aan te passen wanneer jij of anderen op vakantie zijn. Zo weten klanten en leveranciers altijd waar ze aan toe zijn.
Houd de bereikbaarheid goed geregeld
Of je nu met een klein team werkt of deels afwezig bent: zorg dat klanten, leveranciers en hulpdiensten weten wie er aanspreekpunt is. Gebruik eventueel een tijdelijk telefoonnummer of doorschakeling. Zet vaste afwezigheidsmeldingen in je mail, WhatsApp of op je website en social media, en vermeld waar mensen terecht kunnen met dringende vragen.
Denk na over structurele oplossingen
De zomerplanning dwingt je om goed na te denken over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen je bedrijf. Wie heeft welke kennis in huis? Wat gebeurt er als iemand onverwacht uitvalt – of helemaal vertrekt? Door die vragen nu al te stellen, maak je je bedrijf veerkrachtiger op de lange termijn.
Misschien is dit hét moment om processen te standaardiseren, meer taken vast te leggen in handleidingen, of medewerkers op te leiden zodat ze breder inzetbaar worden. Niet alles hoeft in één keer, maar elke stap richting een robuuster systeem is er één.
Gun je team ook écht vakantie
Een goede planning draait niet alleen om continuïteit, maar ook om welzijn. Zorg dat medewerkers die op vakantie zijn, echt kunnen loslaten. Dit lukt alleen als het achterblijvende team voldoende is geïnformeerd én versterkt wordt waar nodig. Een heldere overdracht, goede planning en duidelijke afspraken helpen daarbij.
