Wanneer je als ondernemer het werk niet meer alleen aankan, maar toch wilt groeien kan het tijd worden voor personeel. Of misschien heb je al personeel. Mensen in loondienst nemen kan voor sommige ondernemers een enorm struikelblok zijn, waarmee payroll in zicht komt. Maar wat zijn de belangrijkste verschillen tussen die twee?
Laten we beginnen met de voornaamste overeenkomst. Want het is goed om te weten dat de ondernemer in beide gevallen zelf de werving en selectie van de kandidaat doet. Dit is dus anders dan bij een uitzendbureau, waar de intercedent alvast het voorwerk verricht. Ga je voor een payrollconstructie, dan sluit jouw nieuwe kracht een arbeidsovereenkomst met het door jou gekozen payrollbedrijf. Jij bepaalt zelf de hoogte van het salaris, maar dit bedrijf neemt de personeels- en salarisadministratie over, en daarmee dus ook de loonbetaling. Met andere woorden: jouw nieuwe medewerker komt op de loonlijst van de payrollaanbieder te staan.
Dat is niet het enige; het payrollbedrijf draagt als formeel werkgever ook alle werkgeverslasten. Zoals het doorbetalen van salaris bij ziekte, het afdragen van sociale premies voor bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid, pensioen en eventuele ontslagkosten. Kortom, veel wettelijke verplichtingen en risico’s die bij het werkgeverschap horen, komen nu voor rekening van het payrollbedrijf. Ben je dan als ondernemer nergens meer verantwoordelijk voor? Zeker wel, want de payrollaanbieder neemt jouw personeel alleen op papier in dienst. Het dagelijks toezicht, de aansturing op de werkvloer en het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn allemaal zaken die je, net als bij werknemers in loondienst, in eigen hand houdt.
Inlenersaansprakelijkheid
Payroll heeft wel een belangrijke keerzijde en dat zit ‘m in de ‘inlenersaansprakelijkheid’. Stel dat het payrollbedrijf de verschuldigde loonheffingen en/of omzetbelasting niet (volledig) afdraagt aan de fiscus, dan staat de belastingdienst mogelijk bij jou op de stoep. Sommige payrollbedrijven lijken heel goedkoop, maar moeten de marge ergens vandaan halen waardoor fraude op de loer ligt. Risicoloos is payroll dus niet, want daar ben jij als inlener verantwoordelijk voor. Gelukkig zijn er genoeg voorzorgsmaatregelen te nemen om daar gevrijwaard van te zijn, zoals het gebruik maken van een G-rekening.
Lange vs. korte termijn
Ben je, om welke reden dan ook, toe aan uitbreiding van je team, dan is het goed om de verschillende opties tegen elkaar af te wegen. Op dit moment is arbeid schaars en hebben veel werkgevers moeite om goed personeel te vinden en houden. Een payrollconstructie biedt zowel de werkgever als de werknemer bepaalde vrijheden. Maar er zitten ook negatieve kanten aan. De onzekerheid van payroll kan invloed hebben op de werksfeer en stabiliteit van het team. Zoek je iemand voor langere termijn en hoop je diegene aan je te binden, dan ligt loondienst voor de hand. Heb je seizoenskrachten nodig of mensen om ziekte of (zwangerschaps)verlof op te vangen, dan kan payroll een enorme uitkomst zijn.
Bedrijf in opbouw
Ondernemers die nog geen personeel hebben en in de opbouwende fase zitten, of hun bedrijf plots zien groeien, denken ook na over payroll. Het payrollsysteem ontslaat je immers van een hoop administratieve rompslomp. Het betreffende payrollbedrijf houdt de urenregistratie bij en betaalt uit. Maar als je het je alleen dáár om gaat, kun je ook denken aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Het verschil met een payrollbedrijf is dat je dan zelf formeel werkgever blijft. En het werken met enkel payrollkrachten maakt je als ondernemer wel erg kwetsbaar, zeker bij een faillissement van de payrollaanbieder. Daarom is het advies om voor een goede basis met eigen werknemers te zorgen en een flexibele schil. Bovendien lijkt alles wat nieuw is veel werk, maar bij een paar mensen in dienst wordt dit wel iets makkelijker.
Kosten
Naast bovengenoemde praktische overwegingen kijk je als ondernemer natuurlijk ook naar het financiële plaatje. Wat is wijsheid? Heb je mensen in loondienst, dan draai je als werkgever zelf op voor premies en extra – onverwachte – kosten bij ziekte, arbeidsongeschiktheid of ontslag. Ben je een kleine werkgever, dan kan dat een behoorlijke last op je schouders zijn. Of je moet het afdekken met een goede verzekering, maar ook die zijn niet gratis. Een nul-urencontract kan een optie zijn, maar bedenk dan dat die regels onlangs zijn aangepast. Bij oproep moet je een werknemer met een nul-urencontract minimaal drie uur laten werken en na iedere twaalf maanden moet er, afhankelijk van de cao, een schriftelijk aanbod worden gedaan voor een vast arbeidscontract op basis van het gemiddelde aantal uren over de voorbije periode. Dat allemaal in ogenschouw nemend, kan een payrollbedrijf je veel gedoe uit handen nemen. Maar flexibiliteit en ontzorgd worden kosten ook geld. Je betaalt immers een fee aan het payrollbedrijf voor de geboden dienst. Neem ook in je overweging mee dat je bepaalde subsidies voor het in dienst nemen van mensen alleen kunt claimen als je formele werkgever bent en de mensen dus zelf in dienst neemt. Wanneer een payrollbedrijf ertussen zit, heb je hier als ondernemer geen recht op. En wist je trouwens dat je voor werknemers met een overeenkomst van onbepaalde tijd met een vast aantal uur 5% minder WW-premie betaalt dan voor kortdurende dienstverbanden of een oproepovereenkomst? De overheid doet dat om langdurige contracten met zekerheid in de uren te stimuleren.
Gelijke rechten
Om de payrollmedewerker beter te beschermen zijn er de afgelopen jaren flink wat dingen veranderd. Zo hebben deze werknemers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als de collega’s die in vaste dienst zijn, in dezelfde of gelijkwaardige functies. Verder is het verplicht dat er een pensioenregeling wordt getroffen. Deze pensioenregeling moet gelijk zijn aan die van de medewerkers in loondienst, anders die in de branche of een andere adequate pensioenregeling. Voor payroll geldt geen flexibele cao meer en moet gebruik worden gemaakt van de cao van de inlenende ondernemer. Ook de secundaire arbeidsvoorwaarden dienen overeen te komen.
Met dank aan ABAB Accountants & Adviseurs.
